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Traduire les documents d'une société : Kbis, statuts, procès-verbaux et bilans
Ouvrir une succursale en France, répondre à un appel d'offres, ouvrir un compte bancaire à l'étranger : quand les documents d'entreprise doivent être traduits par un traducteur assermenté, et dans quel ordre les authentifier.
Les documents d'entreprise suivent les mêmes règles que l'état civil : un greffe, une banque ou un acheteur public ne travaille que sur des pièces qu'il peut lire et dont l'origine est certaine. Deux situations reviennent sans cesse : une société étrangère qui s'installe en France, et une société française qui doit prouver son existence à l'étranger.
Société étrangère : s'immatriculer en France
Qu'il s'agisse d'une succursale (établissement sans personnalité propre) ou d'une filiale dont l'associé est une société étrangère, la formalité se dépose sur le guichet unique des formalités d'entreprises. Le dossier demande, pour la société étrangère :
- ses statuts à jour ;
- un justificatif d'existence récent : certificat d'immatriculation, extrait du registre du commerce du pays d'origine ;
- la décision qui nomme le représentant en France, avec l'étendue de ses pouvoirs ;
- pour une filiale, les mêmes pièces sur la société associée.
Chacun de ces documents rédigé dans une autre langue est accompagné de sa traduction en français. Le greffe peut rejeter la formalité si la traduction n'est pas certifiée ou si elle omet une partie du document.
Société française : documents pour l'étranger
À l'inverse, une société française a besoin de documents traduits pour :
- ouvrir un compte bancaire ou une filiale à l'étranger ;
- répondre à un appel d'offres international ;
- enregistrer une marque ou se faire référencer chez un distributeur ;
- prouver les pouvoirs du signataire d'un contrat.
Les pièces habituelles : l'extrait Kbis, les statuts, le procès-verbal de l'assemblée ou du conseil qui autorise l'opération, et parfois les comptes annuels. L'ordre des démarches est le même que pour un acte d'état civil, détaillé dans faire traduire un document français pour l'étranger : on authentifie l'original — apostille, délivrée par les notaires, ou légalisation selon le pays — puis on traduit le document et son apostille.
Les pièges propres aux documents de société
La date de l'extrait
Un extrait Kbis atteste de la situation au jour de sa délivrance. La plupart des destinataires exigent un extrait de moins de trois mois — un délai qui court sur l'original, pas sur la traduction. Commandez l'extrait, l'apostille et la traduction d'affilée.
Les statuts « à jour »
Les statuts transmis doivent intégrer toutes les modifications. Traduire une version ancienne, puis un procès-verbal de modification, oblige le destinataire à reconstituer le texte : il demandera souvent une version consolidée.
La terminologie juridique
« Gérant », « président », « directeur général », « capital social », « objet social » n'ont pas d'équivalent exact dans tous les droits. Une traduction certifiée rend ces termes de façon constante et, au besoin, conserve le terme original entre parenthèses — ce qui évite qu'une banque étrangère se méprenne sur les pouvoirs du signataire.
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Questions fréquentes
- Quels documents une société étrangère doit-elle traduire pour s'immatriculer en France ?
- Pour une succursale, il faut au minimum les statuts à jour et un document récent prouvant l'existence légale de la société dans son pays (certificat d'immatriculation ou extrait du registre), avec leur traduction en français. Les décisions qui nomment le représentant en France sont aussi demandées. Le formulaire se dépose sur le guichet unique des formalités d'entreprises.
- Un extrait Kbis peut-il être apostillé ?
- Oui. L'extrait Kbis délivré par le greffe est un acte public qui peut être apostillé pour un pays partie à la Convention de La Haye. Depuis 2025, l'apostille est délivrée en France par les notaires, et non plus par les cours d'appel. L'apostille est apposée sur l'original français, puis le document et l'apostille sont traduits.
- Faut-il traduire les statuts en entier ?
- Le plus souvent, oui. Un greffe ou une banque veut lire l'objet social, la répartition du capital et les pouvoirs des dirigeants, qui sont répartis dans tout le document. Une traduction partielle n'est admise que si le destinataire l'accepte par écrit.
- Les comptes annuels doivent-ils être traduits par un traducteur assermenté ?
- Cela dépend du destinataire. Pour un appel d'offres public ou une banque, la traduction certifiée est souvent exigée. Pour une négociation commerciale, une traduction libre peut suffire. Demandez toujours au destinataire, avant de commander, s'il exige une traduction assermentée.
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